Минюст приказом от 29.10.2012 г. №1578/5 утвердил новый Порядок ведения учета и отчетности об использовании бланков свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния, а также их хранения. Согласно документу, бланки свидетельств являются документами строгой отчетности и должны заполняться печатным способом.

Укргосреестр ежегодно обобщает отчеты отделов РАГС главных управлений юстиции Минюста в АРК, областях, городах Киеве и Севастополе, на основании которых составляет и направляет в Минюст расчеты и разнарядку- реестр для изготовления и выдачи необходимого количества соответствующих бланков свидетельств с целью обеспечения их трехлетнего запаса.

Для приема бланков свидетельств создается комиссия, председателем которой назначается лицо, ответственное за их хранение. В приказе о создании комиссии определяются также лица, замещающие председателя и членов комиссии в случае их отсутствия.

Доступ к бланкам имеют только лица, ответственные за их хранение, а также в их присутствии - должностные лица, имеющие право проверять их деятельность (работники Минюста, Укргосреестра, главного управления юстиции, районных, районных в городах, городских (городов областного значения), горрайонных, межрайонных управлений юстиции). Окна помещений, где хранятся бланки свидетельств, внутренне оборудуются металлическими решетками.

Отчет о расходовании бланков свидетельств Укргосреестру должен предоставлять отдел РАГС ежеквартально не позднее 15-го числа следующего за отчетным кварталом месяца, а также по итогам года не позднее 25 января следующего за отчетным года.

Испорченные при заполнении бланки свидетельств, а также аннулированные и сданные в связи с внесением изменений в актовые записи гражданского состояния свидетельства уничтожаются раз в полгода, о чем составляется акт об уничтожении бланков свидетельств.