Одним із завдань органів реєстрації актів цивільного стану, визначених Законом України «Про органи реєстрації актів громадянського стану» є поновлення втрачених актових записів цивільного стану.

Одним із завдань органів реєстрації актів цивільного стану, визначених Законом України «Про органи реєстрації актів громадянського стану» є поновлення втрачених актових записів цивільного стану.

Слід зазначити, що поновлення актових записів цивільного стану органами реєстрації актів цивільного стану проводиться як досудове вирішення зазначеного питання, якщо факт реєстрації підтверджується відповідними документами.

Питання поновлення актових записів цивільного стану у разі їх втрати врегульовано Положенням про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 26 вересня 2002р. № 86/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 10 грудня 2007р. № 1227/5), зареєстрованим в Міністерстві юстиції 26 вересня 2002р. за № 786/7074 (далі - Положення).

Відповідно до пункту 3.1 Положення заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою формою подається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника за умови пред’явлення паспорта (паспортного документа).

Заяви про поновлення втрачених актових записів цивільного стану громадяни України, які постійно проживають за кордоном, іноземці, які зареєстрували акти цивільного стану в органах реєстрації актів цивільного стану України та постійно проживають за кордоном, подають до дипломатичних представництв або консульських установ України за кордоном.

Заяви про поновлення втрачених актових записів іноземців, які постійно проживають і реєстрували ці акти цивільного стану на території України, розглядаються на загальних підставах за місцем проживання заявника.

Відділ реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

У пункті 3.2 Положення міститься перелік осіб, на підставі заяви яких провадиться поновлення актових записів, а саме: особа, щодо якої було складено актовий запис; один з батьків неповнолітнього (малолітнього); піклувальники неповнолітніх та опікуни малолітніх; опікуни недієздатних осіб; спадкоємці померлого.

Підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису є витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність відповідного актового запису, виданий відділом реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням втраченого запису.

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність відповідного актового запису видається (надсилається) відділом реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігаються книги реєстрації актів цивільного стану населеного пункту, зазначеного в заяві, якщо після проведення перевірки наявності актового запису його не виявлено.

Пунктом 3.8 Положення передбачено, що до заяви додаються: витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису, виданого відділом реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням втраченого запису; виписка з паспорта або паспортного документа; документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису; копії свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо); інші необхідні документи.

Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах здійснюється необхідна перевірка, у ході якої з’ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини. Подання заявником документа про шлюб батьків, необхідного для внесення відомостей про батьків до документу про народження при вирішенні питання поновлення актового запису про народження, ґрунтується на нормах статті 122 Сімейного кодексу України, якими передбачено, що походження дитини від батьків визначається на підставі свідоцтва про шлюб.

Слід зазначити, що поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, власного імені, по батькові, розірвання шлюбу, смерть провадиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтво про реєстрацію акту цивільного стану, його копія, засвідчена нотаріально, штамп про реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду (пункт 3.4 Положення).

На підтвердження достовірності поданих заявником документів про реєстрацію актів цивільного стану відділ реєстрації актів цивільного стану додає до матеріалів справи копії відповідних актових записів цивільного стану або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

На підставі поданих заявником та затребуваних відділом документів та їх аналізу відділ реєстрації актів цивільного стану складає висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану.

Відповідно до пункту 3.13 Положення, якщо актовий запис, який поновлюється, було складено в іншому органі реєстрації актів цивільного стану України, то висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про поновлення актового запису цивільного стану разом з матеріалами надсилаються до відділу реєстрації актів цивільного стану, де був складений втрачений актовий запис, для складання поновленого актового запису.

Окремо слід зазначити, що актові записи цивільного стану, складені за межами України, у виняткових випадках можуть бути поновлені на території України, за наявності документа, що підтверджує неможливість його затребування або отримання.

У такому разі, реєстрація поновлення актового запису проводиться у відділі реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. При цьому, до справи додається дозвіл відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на поновлення та витяг з Державного реєстру актових записів цивільного стану громадян про відсутність актового запису, що поновлюється, за місцем проживання заявника.

Згідно з пунктом 3.16 Положення на підставі поновленого актового запису виписується свідоцтво, яке видається заявнику або надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання для вручення заявнику.

Якщо поновлюється актовий запис про особу, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві зазначається дата смерті особи, щодо якої поновлюється актовий запис. У таких випадках замість свідоцтва може бути видано витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян встановленого зразка.

У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу реєстрації актів цивільного стану вказується про можливість оскарження відмови в судовому порядку.

При відсутності документального підтвердження факту реєстрації акту цивільного стану, законодавством передбачено судовий порядок поновлення актового запису цивільного стану.

Так, відповідно до статті 256 Цивільного процесуального кодексу України суд розглядає справи про встановлення факту, зокрема, реєстрації шлюбу, розірвання шлюбу, усиновлення, а також інших фактів, від яких залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав фізичних осіб, якщо законом не визначено іншого порядку їх встановлення.

Рішення суду про встановлення факту, який підлягає реєстрації в органах державної реєстрації актів цивільного стану, не замінює собою документів, що видаються цими органами, а є тільки підставою для одержання зазначених документів (частина друга статті 259 наведеного Кодексу).

Пунктом 3.17 Положення передбачено, що рішення суду про встановлення факту реєстрації актів цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі реєстрації актів цивільного стану за місцем складання втраченого актового запису. У цьому разі заявник подає копію рішення суду до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.

головний спеціаліст відділу організації роботи органів реєстрації актів цивільного стану