Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами. На сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року.

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року.

У Гаазі (Нідерланди) в 1961 році була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до якої приєдналися більше ніж 90 країн (Австрія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Данія, Італія, Іспанія, Греція, Німеччина, Португалія, Південна Корея, США, Франція, Швейцарія, Швеція та інші).

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.

Відповідно до статей 2, 3 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.

Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10.01.2002 „Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів”, набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22.12.2003.

Згідно статті 6 зазначеної Конвенції, кожна Договірна держава призначає, зазначаючи їхні офіційні функції, ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля, згаданого в частині першій статті 3. Вона повідомляє про таке призначення Міністерство закордонних справ Нідерландів під час передачі на зберігання свого документа про ратифікацію чи приєднання або заяви про поширення дії цієї Конвенції.

Серед компетентних органів, які уповноважені проставляти апостиль на документах для дії за кордоном, в країнах, які приєдналися до вказаної Конвенції, у своїй більшості це центральні органи виконавчої або судової влади (Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства юстиції, Реєстратори Верховного суду тощо).

На виконання вимог статті 6 Конвенції постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 №61 повноваження на проставлення апостиля на документах, виданих на території України, надано таким компетентним органам:

Міністерству освіти і науки України – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

Міністерству закордонних справ України – на всіх інших видах документів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерством юстиції України від 05.12.2003 №237/803/151/5 і зареєстрованим в Міністерстві юстиції України від 12.12.2003 №1151/8472.

Відповідно до цих Правил апостиль проставляється:

на документах, які виходять від органів судової влади України;

на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;

на адміністративних документах;

на документах про освіту та вчені звання;

на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Ці Правила не поширюються:

на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;

на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Для проставлення апостиля до Міністерства юстиції України у більшості випадків подаються такі нотаріальні документи: копії (фотокопії), заяви, афідевіти, довіреності, засвідчені переклади нотаріусом та документи, підпис перекладача на яких засвідчений нотаріально, а також копії рішень, ухвал, постанов, що видані судами загальної юрисдикції (місцевими судами), тощо.

Слід звернути увагу на оформлення заяв, у яких батьки дають згоду на тимчасове перебування дітей за кордоном чи на їх постійне місце проживання за кордоном, справжність підпису на яких засвідчена у нотаріальному порядку.

Так, відповідно до статті 313 Цивільного кодексу України особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на вільний самостійний виїзд за межі України. Особа, яка не досягла шістнадцяти років, має право на виїзд за межі України лише за згодою батьків (усиновлювачів), піклувальників та в їхньому супроводі або в супроводі осіб, які уповноважені ними.

Особливості перетинання державного кордону України громадянами, які не досягли 16-річного віку, передбачені Правилами перетинання державного кордону громадянами України, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.1995 року №57 (із змінами і доповненнями).

На законодавчому рівні закріплено, що при засвідченні нотаріусом справжності підпису на заяві, остання має бути викладена на спеціальному бланку нотаріальних документів, тому апостиль має бути проставлено спочатку на самій заяві, а потім на перекладі, який може бути засвідчений у нотаріальному порядку (подвійний апостиль).

Однак, проставлення апостиля на перекладі не потребує звернення до Міністерства юстиції України у тому випадку, коли такий переклад буде зроблений при посольстві (акредитований переклад) або безпосередньо у тій державі, де буде в подальшому використовуватися документ.

Аналогічна процедура проставлення апостиля на довіреностях, афідевітах, що оформлені нотаріусами України, та копіях рішень, постанов, ухвал, що видані судами України.

Щодо форми та змісту рішення місцевих судів, апеляційних судів, Верховного Суду України слід зазначити, що дане питання регулюється статтями 210, 215, 223, 316 та 346 Цивільного процесуального кодексу України.

Оформлення судових документів також регулюється пунктом 18 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року №68.

Крім того, відповідно до пункту 23.7. вказаної Інструкції копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається. На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи. Фотокопії з документів, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду, суддею та завіряються "мокрою" гербовою печаткою, якщо рішення суду набрало законної сили.

Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

Частиною п’ятою пункту першого Указу Президії Верховної Ради СРСР «Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, які стосуються прав громадян» №9779-Х від 4 серпня 1988 року встановлено, що вірність копії документа засвідчується підписом керівника або уповноваженої посадової особи та печаткою. На копії вказується дата її видачі та робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23 (підпис) (Національний стандарт України Державна уніфікована система документації, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року №55).

Слід звернути увагу, що оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (видані до 1991 року), не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопія) цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Копії свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України після 1991 року, вірність яких засвідчена нотаріусами України, можуть бути прийняті для подальшого проставлення апостиля тільки у разі попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з документом, і повинен відповідати зразку, встановленому Конвенцією. Відповідно до Конвенції апостиль повинен мати форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрам.

Необхідно звернути увагу на те, що у Гаазі з 28 жовтня по 4 листопада 2003 року відбулося засідання Спеціальної Комісії з метою переглянути практичне функціонування Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року.

Для подальшого сприяння вільному обігу апостилів, Спеціальна Комісія підкреслила важливість зразку сертифіката, що є додатком до Конвенції. Спеціальна Комісія рекомендувала, щоб апостилі, які проставляються компетентними органами, якомога більше відповідали цій моделі. Між тим, розбіжності у формі апостилю серед органів, що його проставляють, не можуть бути причиною для відхилення такого апостилю, якщо можна чітко визначити його як такий, що виданий на основі Конвенції.

Згідно згаданої Конвенції апостиль складається офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

Також Спеціальною Комісією відзначалося різноманітність засобів для прикріплення апостилю до офіційних документів. Це може бути гумова печатка, наклейка (різнокольорові) стрічки, воскові печатки, витиснуті печатки, самоклеючі наклейки та інше; щодо аллонжу (прикріплення), то ці засоби можуть включати наклейки, втулку, скоби та інше. Спеціальна Комісія відмітила, що всі ці засоби є прийнятними згідно Конвенції, тому не можуть бути підставою для неприйняття апостилю.

Апостиль у Міністерстві юстиції проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред’явника документа. Заповнений належним чином апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплено документ. Підпис, відбиток печатки або штампа на апостилі не потребують ніякого засвідчення.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 №161/5 встановлена плата за надання послуг проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами України і призначені для використання на території інших держав:

для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 гривня за один документ);

для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 гривень за один документ).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Визначені Кабінетом Міністрів України уповноважені на проставлення апостиля, передбаченого вказаною Конвенцією, компетентні органи при подачі документів з’ясовують:

чи підлягають подані документи проставленню апостиля;

справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції (до таких документів застосовується процедура консульської легалізації); текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку; у документі є незастережені виправлення або дописки; до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі; компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Слід звернути увагу, що апостиль на документі проставляється компетентним органом тієї держави, в якій документ був виданий чи складений. Тобто, якщо документ був виданий на території Португалії, то і апостиль проставляється компетентним органом Португалії. Лише після цього він буде дійсним на території України або на території іншої держави-учасниці Конвенції.

Необхідно зазначити, що відповідно до статті 3 Конвенції дотримання вищезгаданої формальної процедури (проставлення апостиля) не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами, відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

Україна є учасницею окремих міжнародних договорів, якими скасоване будь-яке додаткове засвідчення офіційних документів, що подаються до установ держав-учасниць такого Договору.

На сьогодні діють Договори про правову допомогу між Україною та Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Республікою Молдова, Грузією та Туркменістаном, Литвою, Естонією, Латвією, Чехією, Угорщиною, Польщею, Монголією, В’єтнамом, Македонією, Іраном, Болгарією, Кубою та КНР тощо.

Під дійсністю документів у вказаних Договорах передбачається наступне: документи, що були складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін, скріплені печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що засвідчені відповідним органом. Документи, що на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими ж і на території другої Договірної Сторони.

Н.О. Бондарчук

головний спеціаліст відділу правової допомоги та легалізації документів

Управління нотаріату та фінансового моніторингу юридичних послуг

Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу