Каков срок хранения документации на предприятии (в частности, связанной с выдачей зарплаты) и какая предусмотрена ответственность за несоблюдение процедуры уничтожения документации? Данные вопросы интересовали одного из участников форума на ЛІГАБізнесІнформ на прошедшей неделе. Данные вопросы у участника форума возникли в связи с тем, что ему для судебного разбирательства понадобились доказательства, а именно ведомости на выдачу зарплаты.

Каков срок хранения документации на предприятии (в частности, связанной с выдачей зарплаты) и какая предусмотрена ответственность за несоблюдение процедуры уничтожения документации? Данные вопросы интересовали одного из участников форума на ЛІГАБізнесІнформ на прошедшей неделе. Данные вопросы у участника форума возникли в связи с тем, что ему для судебного разбирательства понадобились доказательства, а именно ведомости на выдачу зарплаты.

Позиция 1: Как указано в письме Госкомпредпринимательства № 1899 от 27.02.2009, уничтожение документов, срок хранения которых истек и которые не подлежат обязательной передаче в архив, должно осуществляться по согласованию с государственными архивными учреждениями. Сроки хранения содержатся в Перечне типовых документов. В случае если должностное лицо нарушило процедуру, то можно сказать, что должностное лицо предприятия превысило свои служебные полномочия. В данном случае к должностному лицу может применяться уголовная ответственность по статье 365 УК Украины. В этой связи необходимо обратиться в прокуратуру с соответствующим заявлением.

Позиция 2: Статья 365 УК Украины в данном случае неприменима, поскольку для возбуждения уголовного дела по этой статье необходимо наличие значительного ущерба, причиненного действием должностного лица. На сегодняшний день вопрос об ответственности прямо не урегулирован.

Мнение «Ю&З»: Основным нормативным актом, предназначенным для использования всеми организациями во время отбора на хранение и для уничтожения типовых документов, т. е. общим для всех или большинства организаций является приказ Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины «Об утверждении Перечня типовых документов», в котором определены состав документов и сроки их хранения.

Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень также включены отдельные виды документов нетипового характера.

В соответствии с Перечнем (п. 4.2) расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу зарплаты, гонораров, материальной помощи и других выплат должны в обязательном порядке сохраняться 3 года. При отсутствии личных счетов срок хранения составляет 75 лет.

При этом передаче в архив подлежат только документы, для которых срок хранения равен или превышает 10 лет. Однако, в соответствии с п. 3.6 Перечня уничтожение документов, срок хранения которых истек и которые не подлежат обязательной передаче в архив, должно осуществляться по согласованию с государственными архивными учреждениями. Документы, которые не имеют ценности и постоянного срока хранения, предприниматель может уничтожить и самостоятельно, составив при этом акт на уничтожение документов и согласовать его с соответствующим архивным учреждением.

Обязанность хранить документы отчетности также прописана в п. 44.3 НК Украины.

В соответствии с п. 3.8 Перечня уничтожение документов без согласования с органами госархива является незаконным и влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством. В случае если уничтожение документов повлекло за собой нанесение ущерба в крупных размерах – уголовную, если незначительную – то административную согласно КУоАП.

Уничтожение документов без согласования с органами госархива является незаконным и влечет за собой ответственность. Однако какая именно ответственность будет применима, в каждом случае определяется индивидуально. Если действия должностного лица, неправомерно уничтожившего документацию, влекут серьезные последствия либо причинили ущерб в крупном размере, то его могут привлечь к уголовной ответственности согласно нормам УК Украины. Если ущерба нет или он незначителен, то должностное лицо могут привлечь только к административной ответственности в соответствии с нормами КУоАП.